Vaste Kostenvergoeding directeur grootaandeelhouder (dga)

Is een kostenvergoeding mogelijk voor een directeur grootaandeelhouder?

Een vaste onkostenvergoeding heeft veel voordelen, geen declaraties en geen periodieke mutaties. Kan dat ook voor een directeur grootaandeelhouder (dga) ?

Veel directeur grootaandeelhouder ontvangen een vaste onkostenvergoeding ter dekking van vaak terugkerende kosten, zoals representatiekosten, reiskosten en zakelijke maaltijden.
U kunt er voor kiezen om de vaste onkostenvergoeding onder te brengen in de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Deze blijft dan onbelast en het is dan ook niet nodig om de kostenvergoeding te onderbouwen. Maar als de vrije ruimte onvoldoende is of als deze voor andere vergoedingen en verstrekkingen wilt gebruiken?

Door te zorgen voor een onderbouwing van de vaste onkostenvergoeding kunt u voorkomen dat deze een deel van de vrije ruimte in beslag neemt. De kostenvergoeding kan namelijk onbelast blijven als uit de onderbouwing blijkt dat de kostenvergoeding volledig wordt gebruikt voor: gerichte vrijstelling zoals reiskosten en zakelijke maaltijden. Intermediaire kosten zijn kosten die worden voorgeschoten voor de BV, maar die bij de BV thuishoren, zoals representatiekosten.

Een onbelaste vaste kostenvergoeding is mogelijk als het gaat om gerichte vrijstellingen (zoals vakliteratuur, vervoerskosten of tijdelijke verblijfkosten) en/of intermediaire kosten. Een onbelaste vaste kostenvergoeding mag ook (deels) bestaan uit posten die niet gericht zijn vrijgesteld en die geen intermediaire kosten zijn, maar dan moet de bv deze vergoedingen wel aanwijzen als eindheffingsloon (vrije ruimte). Gebeurt dit niet, dan horen deze vergoedingen tot uw belastbaar loon.

Leg dus goed vast uit welke kostensoorten de vaste kostenvergoeding dga is opgebouwd. U moet de vaste kostenvergoeding onderbouwen met een onderzoek naar de werkelijk gemaakte kosten. Doet u dat niet, dan loopt u het risico op naheffingen, correcties en boetes. De onderbouwing van een onbelaste vaste kostenvergoeding, voor zover deze ziet op gerichte vrijstellingen en/of intermediaire kosten, is (wettelijk) verplicht. Er moet een specificatie zijn waaruit blijkt voor welke zaken een kostenvergoeding wordt gegeven (met de daarbij behorende bedragen en bonnetjes). De onderbouwing en het onderzoek vooraf naar de werkelijk gemaakte kosten moet u bewaren in de loonadministratie. Dit betekent dat u drie maanden de gemaakte kosten moet bijhouden.

Let op! Vaak vindt er een combinatie plaats van een vaste kostenvergoeding dga en een vergoeding van kosten op declaratiebasis. Hou er rekening mee dat u geen kosten declareert die onder uw vaste kostenvergoeding vallen.

Nog vragen hierover? Neem dan contact met ons op!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

*
*